Ka takime ku shkëmbehen ide, njerëzit marrin pjesë, bëjnë pyetje dhe në fund largohen me ndjesinë se vërtet është bërë diçka. Por ka edhe takime të tjera, madje me të njëjtët njerëz dhe pothuajse me të njëjtin plan, ku mbizotëron heshtja, sytë shkojnë te telefonat dhe ekranet, ndërsa të pranishmit duket sikur thjesht presin që gjithçka të përfundojë.
Dallimi, sipas Andrea Wojnicki, eksperte e komunikimit në biznes dhe autore, “shpesh nuk qëndron as te tema, as te përmbajtja dhe as te aftësitë e njerëzve që janë ulur në tavolinë. Brenda minutës së parë ose të dytë tashmë është e qartë se si do të shkojë takimi, nëse do të jetë sukses apo dështim”.
Në atë moment, njerëzit shumë shpejt vlerësojnë nëse ajo që vijon e meriton vëmendjen e tyre. Nëse nuk marrin përgjigje për pyetjen pse janë aty dhe çfarë duhet të jetë ndryshe në fund të takimit, vëmendja kalon lehtësisht diku tjetër.
Prandaj, një takim i mirë nuk fillon me përmbajtjen, por me arsyen pse ajo përmbajtje duhet të jetë e rëndësishme për dikë.
Fillimisht shpjegoni se ku po shkoni
Wojnicki përdor një krahasim të thjeshtë: pak njerëz do të hipnin në një autobus pa e ditur se ku po shkojnë, ndërsa pikërisht kjo u ndodh punonjësve gjatë takimeve.
Ftesa mbërrin me një titull të paqartë, takimi fillon me fjalinë “Le të fillojmë”, dhe më pas kalohet menjëherë te prezantimi, rezultatet ose agjenda.
Megjithatë, brenda 30 sekondave të para, njerëzit tashmë bëjnë një vlerësim: a ia vlen të harxhohet koha duke dëgjuar, apo mjafton të dëgjohet pjesërisht dhe ndërkohë të përgjigjen edhe emailet?
Prandaj, minuta e parë duhet t’u përgjigjet disa pyetjeve të thjeshta:
- Cili vendim duhet të merret?
- Cili problem duhet të zgjidhet?
- Pse nevojitet një takim nëse e njëjta gjë mund të zgjidhet përmes emailit?
- Dhe, ndoshta më e rëndësishmja, çfarë do të fitojnë të pranishmit duke i kushtuar 30 minuta ose një orë kësaj teme?
Një nga testet më të thjeshta për një takim të mirë mund të përmblidhet në një fjali:
“Deri në fund të këtij takimi do të kemi…”
Nëse nuk është e mundur të përfundohet qartë kjo fjali, problemi ndoshta nuk qëndron te mënyra se si fillon takimi, por te fakti që nuk është mjaftueshëm e qartë pse është organizuar në radhë të parë.
Hapi tjetër është të kuptohet se çfarë mendojnë, ndiejnë ose dëshirojnë njerëzit tashmë.
Në vend të një hyrjeje rutinë, është më efektive kur menaxheri emërton një problem që të gjithë e njohin: një vendim që është shtyrë për shumë gjatë, një projekt që ka ngecur ose faktin se ekipi tashmë ka kaluar shumë kohë në takime.
Një fillim i tillë krijon ndjesinë se personi që drejton bisedën e kupton situatën e njerëzve përballë tij.
Dhe kur njerëzit e njohin problemin e tyre në fjalitë e para, ka shumë më tepër gjasa që të duan të dëgjojnë edhe zgjidhjen.
Heshtja lehtësisht bëhet zakon
Parimi i tretë është ndoshta më i rëndësishmi: njerëzit duhet të përfshihen sa më herët që të jetë e mundur.
Wojnicki beson se personi që thotë diçka në fillim të takimit ka shumë gjasa të mbetet aktiv edhe më vonë. Pjesëmarrja krijon ndjenjën e përfshirjes dhe një lloj pronësie psikologjike mbi bisedën.
Personi nuk është më thjesht pjesë e audiencës, por bëhet pjesëmarrës.
Por vlen edhe e kundërta. Nëse dikush hesht dhe vetëm dëgjon gjatë 10 ose 15 minutave të para, do ta ketë gjithnjë e më të rehatshme të vazhdojë të heshtë.
Roli pasiv përforcohet dhe pyetja e mëvonshme “A ka ndokush diçka për të shtuar?” shpesh përfundon me një heshtje të sikletshme.
Prandaj, pjesëmarrja nuk duhet të fillojë domosdoshmërisht me një diskutim të madh. Mjafton një pyetje e shkurtër, ngritja e dorës, një deklaratë për një mundësi ose disa fjali rreth asaj se cili do të ishte një rezultat i mirë i takimit për të pranishmit.
Në takimet online, një sondazh i shkurtër ose një pyetje në chat mund të ketë të njëjtin funksion.
E vetmja gjë e rëndësishme është që kjo të ndodhë para se njerëzit të kalojnë në rolin e vëzhguesit pasiv.
Këtu qëndron një mësim i vlefshëm për komunikimin në biznes. Vëmendja nuk është diçka që lideri e merr automatikisht vetëm sepse ka organizuar një takim. Ajo duhet të fitohet.
Prandaj, cilësia e një takimi shpesh mund të ndihet edhe përpara se rrjedha e tij e vërtetë të ketë filluar.
Njerëzit duan të dinë pse janë aty, të kuptojnë se po diskutohet për diçka që i prek dhe të ndiejnë se pritet që edhe ata të marrin pjesë.
“Së gjithë kjo nuk kërkon prezantime spektakolare, histori të mëdha apo karizëm të veçantë. Ndonjëherë mjaftojnë dy minutat e para. Nëse përdoren mirë, njerëzit qëndrojnë në bisedë. Nëse jo, pjesa tjetër e takimit mund të kthehet në një përpjekje për të rikthyer vëmendjen që tashmë është humbur, dhe kjo është edhe dështimi i vetë takimit”, shkruan Wojnicki.
Përgatiti dhe përshtati:
WWW.STUDENTËT.MK
