Procesi i kontrollit është proces i krahasimit të performancës aktuale me standardet dhe ndërmarrjen e aksioneve korrigjuese të nevojshme.
Ka autorë që procesin e kontrollit e definojnë edhe si proces të sigurimit të realizmit të qëllimeve në organizatë d.m.th. si proces i mbikëqyrjes të aktiviteteve me qëllim të sigurimit se sa ato realizohen në bazë të planit dhe marrja e masave korrigjuese nëse ka devijime eventuale.
Procesi i kontrollit në vete ngërthen katër faza apo hapa:
a) Vendosja e standardeve për realizim dhe qëllimeve në bazë të të cilave duhet të vlerësohet realizimi.
b) Matja e realizimit me standardet.
c) Krahasimi i rezultateve të realizuara me standardet e vendosura.
d) Vlerësimi i rezultateve dhe inicimi i masave korrigjuese nëse nuk është plotësuar standardi.
Faza e parë – përcaktimi i standardeve, është shumë me rëndësi para se të fillon procesi i kontrollit të definojmë se çka presim nga kontrolli. Standardi, nënkupton instalim të kritereve me të cilët mund të maten rezultatet e arritura. Këto standarde paraqesin caqet e planifikuara të organizatës, që shpesh mund të shikohen edhe si qëllime. Shpeshherë kur është e mundur, standardet vendosen edhe me numra, me qëllim që të zvogëlohet subjektiviteti dhe mundëson depersonalizimin e procesit të kontrollit.
Në teori dhe në praktikë janë të njohura disa tipa standardesh:
a) Standardi i kohës. Ky lloj standardi përcakton kohën, e cila është e nevojshme për të prodhuar një prodhim apo shërbim, p.sh. shumë biznese e kanë kohë standarde të mëngjesit të punëtorëve.
b) Standardi i prodhimit, bazohet në sasinë e prodhimeve dhe shërbimeve, të cilat duhet të prodhohen për kohë të caktuar, p.sh. standardi prodhues mund të jetë prodhimi i 10 njësive të prodhimit ose shërbimi i 50 blerësve në orë.
c) Standardi i çmimit, këto standarde bazohen në çmimet e prodhimeve dhe shërbimeve p.sh. Inputet, materiale mund të kushtojnë 20 euro për njësi të prodhimit në bazë të copave apo metrazhës.
d) Standardi i kualitetit, bazohet në nivelin e dëshirueshëm të përsosshmërisë, p.sh. gypi patjetër duhet të durojë shtypje prej 5 atmosferë, që të mund të jetë i pranuar si i gatshëm për ndërtimtari.
e) Standardi i sjelljes, bazohet në sjelljen e dëshiruar të punonjësve në organizatë, si p.sh. standardet e veshjes dhe komunikimit të punonjësve. Vendosja e standardeve nga ana e menaxherëve duhet të bëhet me kujdes dhe duke zgjedhur ato standarde të cilat më së miri do t’i mundësojnë të vlerësojë se si përparon organizata në të gjitha fushat e përparësisë konkurruese.
Vendosja e standardeve duhet të jetë tepër e përpiktë dhe duhet të shpërndahet te të gjithë personat përgjegjës, t’u komunikohet dhe t’u demonstrohet në mënyrë të qartë. Është shumë i rëndësishëm kontrollimi i tolerancës, i cili tregon madhësinë e mundshme të devijimit i cili mund të tolerohet para se të merren masa korrigjuese. p.sh. madhësia standarde për prodhimin e ndonjë produkti është 5 kg me tolerancë prej 05.+/- të lejuar devijim dhe nëse prodhimi është në këtë, pranohet. Nga shembulli rrjedh se menaxherët përveç përcaktimit të standardit, ata duhet të përcaktojnë kufirin e ulët të variacioneve dhe kufirin e lartë të variacioneve.
Faza e dytë. Matja e rezultateve bëhet duke i matur efektet. Për matjen e efekteve nevojiten informacione dhe pastaj bëjmë matjen. Është shumë me rëndësi që menaxherët të dinë se si matin dhe çka matin. Në pyetjen se si matin menaxherët mund të përgjigjemi se ata këtë e bëjnë këtë me: mbikëqyrje personale, përmes raporteve statistikore, raporteve gojore dhe raporteve të shkruara.
Në pyetjen çka matin, duhet me kujdes të zgjidhen kriteret dhe shkalla e variacioneve, si dhe kufijtë e tolerancës. Duhet të potencojmë se matja e rezultateve te aktivitet rutinore është aktivitet i lehtë, kurse në organizatat ku punëtorët realizojnë detyra komplekse dhe jorutinore është vështirë të maten rezultatet.
Faza e tretë është krahasimi i rezultateve të realizuara me standardet e vendosura, në këtë fazë menaxherët vlerësojnë se sa dhe në çfarë shkalle rezultatet dallojnë nga standardet e zgjedhura në hapin e parë. Në këtë fazë bëhet krahasimi i performancës faktike me standardet. Nëse rezultatet janë më të lartë se pritjet, atëherë menaxherët mund të konstatojnë se kanë vendosur standarde të ulëta dhe mund t’i rrisin në periudhën e ardhshme. Nëse rezultatet janë shumë të vogla dhe nuk janë arritur standardet ose ato janë shumë lartë të vendosura, atëherë menaxherët vendosin për marrjen e masave korrigjuese.
Faza e katërt, vlerësimi i rezultateve dhe inicimi i masave korrigjuese nëse nuk është plotësuar standardi. Hapi i fundit është vlerësimi i rezultateve pa marrë parasysh standardet e realizimit a janë plotësuar apo jo. Ndërmarrja e aksionit korrektiv është korrigjimi i devijimeve nga parametrat e planifikuar.
Në përgjithësi gjatë kësaj faze menaxherët mund të ndërmarrin këto veprime: a) të lihen gjëra të pandryshuara në situatë kur standardet janë të realizuara dhe shmangiet janë në kufijtë e tolerueshëm; b) korrektimi i devijimeve nga standardet nëse eventualisht ka devijime dhe c) ndryshimi i standardeve, kjo ndodh kur standardet janë të përcaktuara ulët dhe rezultatet arrihen me lehtësi ose kur standardet janë të vendosur shumë më lart se rezultatet.
Për të kuptuar më mirë sistemin e kontrollit dhe procesin e kontrollit marrim shembullin e termostatit në shtëpi, me vendosjen e të cilit ne në fakt vendosim standard që dëshirojmë të arrijmë, me të cilën temperatura duhet të krahasohet. Termostati ka mekanizëm monitorimi, i cili e mat temperaturën e vërtetë në krahasim me temperaturën e dëshiruar dhe kur ka dallim midis tyre nxehësja aktivizohet për ta kthyer temperaturën me atë të standardit që me fjalë të tjera nxit masa korrigjuese. Kjo që paraqitëm paraqet në fakt sistemin e kontrollit, i cili lehtë mat rezultatet. Për dallim nga ky shembull, në organizatat e biznesit dizajnimi i sistemeve të kontrollit nga ana e menaxherëve është shumë më e vështirë, për shkak të shkallës së lartë të pasigurisë në rrethinën e organizatës. Çështje tjetër është se menaxherët në organizatë, në mënyrë permanente dëshirojnë që ta avancojnë standardin e realizimit të detyrave, duke i motivuar punonjësit që ta arrijnë të njëjtën
Përmblodhi dhe përshtati :
STUDENTET.MK.
